Hvorfor er dine online-møder så akavede, og hvad kan du gøre ved det?

Corona-pandemien har for alvor sat skub i en tendens, der allerede var i fuld gang i større virksomheder. Fysiske møder bliver skiftet ud med digitale. Papkruset med kontorets middelmådige automatkaffe er skiftet ud med ”Verdens bedste mor”-koppen på hjemmekontoret. Men man skal ikke have siddet i mange online-møder, før man løber ind i en række klassiske udfordringer: Den akavede stilhed, når to personer forsøger at sige noget på samme tid og i stedet venter tøvende på den anden. Den akavede situation, når Jens fra regnskab har glemt at tænde for mikrofon og Birthe fra jura har glemt at slukke den. Den akavede oplægsholder, der mister tråden og ikke brænder igennem med sit budskab.

Online-møder er kort sagt akavede.

Men online-møder er også nødvendige. De tillader mennesker at samarbejde på tværs af jordkloden, og måske vigtigst af alt i denne tid tillader de, at mødedeltagerne ikke deler udåndingsluft. Derfor bliver vi nødt til at få det bedste ud vores online-møder, og det gør vi ved at forstå online-mødet som en kommunikationssituation, der fungerer på helt andre vilkår end det fysiske møde. Derfor præsenterer vi her tre udfordringer ved online-mødet og tre bud på, hvordan du imødekommer dem.

Udfordring 1: Det er svært at brænde igennem med sit budskab på online-mødet

Som den der taler, kan det føles enormt svært at have en fornemmelse af, hvordan ens budskab bliver modtaget i et online-møde. I et fysisk møde kan de fleste som regel godt fornemme på energien i rummet om det man siger, er upopulært, uinteressant eller uvedkommende. Den fornemmelse er meget sværere at få føling med online, og det skyldes, at de signaler, vi konstant er på udkig efter i det fysiske rum, har meget svære betingelser online.

De fleste mennesker leder efter respons, når de taler. Det er en evolutionært funderet social mekanisme, som vi mennesker har udviklet gennem mange årtusinders samtaler. Vi kigger på lytternes mimik og ansigtsudtryk. Vi forsøger at få øjenkontakt og etablere en personlig forbindelse. Vi kigger på lytternes blikretning. Alle disse aktiviteter foregår meget subtilt og hurtigt i et fysisk rum, men hvad gør vi så, når samtalen skal medieres af kameraer og mikrofoner?

Løsning: Skab en kultur for aktiv lytning med tændte kameraer

Den første betingelse for respons fra vores lyttere er, at deres kameraer er tændte. Der kan være mange årsager til, at mødedeltagere ikke har tændt deres kamera: Måske har de har ikke lige fået redt håret til morgenmødet, eller måske vil de hellere sidde og surfe end rent faktisk at lytte efter. Sidstnævnte er selvfølgelig et problem i sig selv, men resultatet er det samme: taleren kommer til at mangle den non-verbale respons der er vital for at have en fornemmelse af, om man er på rette kurs som taler.

Derfor opfordrer vi til, at man som virksomhed skaber en kutyme for, at kameraerne er tændte, når man deltager i et møde – uanset om det er et teammøde med tre deltagere eller et kursusforløb med 15 deltagere. Online-mødet er på ingen måde det samme som et fysisk møde, men skulle man alligevel drage en parallel, svarer det slukkede kamera lidt til at man sidder med ryggen til i mødelokalet, og det ville man jo, som den der taler, aldrig acceptere.

Udfordring 2: Det er svært at skabe et godt flow i online-mødet

Vi har alle sammen prøvet at stå i situationen. En mødedeltager er ved at gå i gang med at sige noget, og en anden mødedeltager når lige at lave en lille lyd, der er nok til at de næste 10 sekunder bliver brugt på en uskøn frem-og-tilbage-proces, hvor ingen ved, hvem der tager ordet. Dette er i høj grad et resultat af den begrænsede non-verbale kommunikation, og næste gang ordet bliver givet ud til deltagerne, er der høj risiko for, at ingen byder ind. Det problem bliver kun værre i større møder, hvor man slet ikke som i et fysisk rum har en fornemmelse af energien i rummet og hvornår, det vil være passende at byde ind.

Løsning: Skab flow med tydelig metakommunikation

Ansvaret for at løse denne udfordring hviler på dig som mødeleder. I et fysisk møde kan mødelederen vælge at spille en tilbagetrukken rolle for at give mest mulig plads til den livlige samtale, men den går desværre ikke i et online-møde. I et online møde skal der være meget tydeligere metakommunikation. Metakommunikation er ”kommunikation om kommunikation”, hvor man ikke nødvendigvis taler om emnet, men i stedet skaber rammerne for, at emnet bliver behandlet rigtigt. Det kan man som mødeleder bruge til at give mødet retning og flow. God metakommunikation i et online-møde indebærer f.eks. at mødelederen er meget tydelig omkring dagsordenen, omkring hvem der har lov til at tale hvornår, og omkring hvilken type indlæg mødelederen er på udkig efter i den givne del af mødet.

Metakommunikation er naturligvis også enormt vigtigt for mødelederen i et fysisk møde, men i online-mødet bliver man nødt til at eksplicitere ting, som deltagerne ellers ville opfange i non-verbale ledetråde i et fysisk møde. Det kunne f.eks. være en afsporing af emnet, som i et fysisk møde (forhåbentlig) ville blive mødt med skeptiske blikke. Hvis deltagerne mister interessen for emnet i et fysisk møde, kan det aflæses lynhurtigt, mens det er væsentligt sværere, når de sidder bag skærmen.

Udfordring 3: Det er svært at skabe interaktion i online-mødet

Når mødelederen så beder om input i online-mødet, sker der alt for ofte det, at ingenting sker. Der opstår et sort hul af tomhed, og de slukkede kameraer hjælper ikke på følelsen af, at det er svært at skabe den gode interaktion, der typisk er i et fysisk møde. Måske er deltagerne bange for at stå i den ovennævnte situation, hvor to deltagere taler i munden på hinanden, og situationen bliver akavet.

Løsning: Kend din platform og udnyt dens funktionalitet

Uanset hvilken platform du arbejder på, kan du udnytte dens funktionalitet til at skabe den gode interaktion, men det kræver, at både du og dine deltagere kender dem. Arbejder i f.eks. i Microsoft Teams, har du bl.a. mulighed for at bruge håndsoprækning og chat som supplement til det talte ord.

F.eks. vil mødelederen gerne forventningsafstemme i starten af et møde. Mødelederen spørger derfor ud i cyberspace: ”hvad vil I gerne have ud af mødet i dag?”. Et svært og abstrakt spørgsmål, men et vigtigt spørgsmål. I stedet for at vente på at nogen byder ind, kunne mødelederen også have sagt ”jeg vil gerne have, at alle skriver i chatten, hvad de håber, vi står tilbage med efter mødet i dag.” Når så besvarelserne begynder at løbe ind i chatten, kan mødelederen så bruge dem som afsæt for den videre diskussion, og f.eks. sige ”godt, Jens, du skriver, at vi skal have lavet en handlingsplan for projektet. Hvad skal den indeholde?”. Når Jens har talt ud, kan mødelederen så give ordet videre til Birthe, og på den måde sørge for at der er fremdrift i diskussionen. Men det sker kun, hvis mødelederen har sat sig ind i, hvilke funktioner platformen har, og i hvilke situationer, det giver mening at bruge dem.