Miljø- og Fødevareministeriet

Miljø- og Fødevarestyrelsen (DVFA) ønskede at frigøre arbejdstid ved at gøre deres møder mere effektive. Med færre og bedre møder ønskede de at gøre en dagsorden for omkostningsbesparelser til en sejr for organisationen og medarbejderne.

I 2016 gennemførte DVFA en personalereduktion, og for at deres medarbejdere kunne gennemføre deres opgaver med færre kolleger, lancerede de Project Effective Meetings. De ønskede, at deres lederteam skulle bruge mindre tid på møder, og de ønskede, at kvaliteten af resultatet skulle stige.

Den løsning, vi designet sammen

Sammen med DVFA gennemførte vi en stor kvantitativ analyse for at afdække potentielle områder at fokusere på. Vi ønskede at identificere nøjagtigt, hvad der gik galt i ineffektive møder på tværs af alle afdelinger i DVFA. Bagefter ønskede vi at udvikle enkle værktøjer, der direkte kunne tackle de udfordringer, der blev fundet i analysen. Efter vores udviklingsfase skrev vi 4 artikler, der præciserede problemerne og hvordan de skulle håndteres. Værktøjskassen blev præsenteret for DVFA-ledelsen, og den fokuserede på møderledelse og facilitering.

De fire artikler handlede om

  • Grundregler for møde ledelse
  • Lettelse og involvering i møder
  • Afslutning af møder på den rigtige måde
  • Mødeledelse i virtuelle møder

De forskellige afdelinger havde frihed til at vælge, hvordan de ville gennemføre ændringerne. Nogle holdt workshops, andre holdmøder, men alle afdelinger havde opfølgende møder, der viste analyseresultaterne fra deres afdeling og lod dem vide, hvordan de skulle tackle deres udfordringer.

Resultatet

Virkningerne af projektet er veldokumenteret i projektevalueringen. Møderne blev mere effektive, og de tog kortere tid, hvilket har frigjort ressourcer til andre initiativer.

Som en interessant bivirkning førte projektet også til en bredere diskussion af begrebet ledelse og hvordan ledelse ser ud uden for møder.