Moderniseringsstyrelsen

Hvordan skriver en embedsmand en sagsmappe, der giver ministeren mulighed for at træffe gode beslutninger?

Styrelsen for offentlige finanser og ledelse ønskede at sætte fokus på to emner:

  • Hvordan skriver du sagsfiler, der ikke er for lange og detaljerede, mens du opretholder et niveau af information og analyse i teksten, der gør det muligt for modtageren (minister- eller afdelingsledelse) at træffe gode beslutninger?
  • Hvordan skriver du sagsfiler, der er henvendt til ikke-specialister uden at gå på kompromis med din egen højt specialiserede viden?

Den løsning, vi designet sammen

Vi kom til emnet på to forskellige akser:

  • Vi fik afdelingsledelsen til at give os input til, hvad de anser for gode sagsakter: hvad er indholdet? Hvor lang er den? Hvad karakteriserer det sprog, det er skrevet på?
  • Ved hjælp af denne viden lærte vi medarbejderne i at strukturere deres skriveprocesser og hvordan de kan stille de rigtige spørgsmål til den, der anmoder om teksten. Vi gav medarbejderne konkrete skriveværktøjer, som de prøvede i praksis.

Resultatet

Det samlede resultat var en kombination af bedre sagsmapper og udviklingen af en fælles terminologi for skrivning, der gjorde det muligt for læringen at fortsætte efter kurset. Medarbejderne kan nu anvende værktøjer i

  • Tydelig skriftlig kommunikation, der fokuserer på et formål
  • Publikumsorientering, og hvordan man imødekommer dine specifikke læsere
  • Troværdighed og hvordan du formidler din specialiserede viden til ikke-specialister
  • Argumentation og valg af de rigtige argumenter for situationen.