VELUX

Projektledere hjælper deres organisation med at træffe bedre beslutninger, når de tilpasser deres beslutningsforslag til beslutningstagere og ikke viger væk fra at udfordre de sædvanlige tankemønstre.

I VELUX ‘produktudviklingsafdeling går projektledere i gennemsnit i “hajetanken” en gang om måneden. Her står de over for et panel af beslutningstagere fra C-niveau og nedad, der vurderer forløbet af ledernes udviklingsprojekter. Beslutningstagerne beslutter, om de skal gå videre med projektet (GO), om der er behov for mere test (RE-CYCLE), eller om projektet skal lukkes ned (KILL). 5 dage før beslutningsmødet modtager panelet et beslutningsforslag fra projektlederen, der viser dataindsamling, resultater fra test og projektlederens anbefaling.

Udfordringen med disse forslag var, at de ikke tjente deres formål så godt. Projektlederne er alle ingeniører, og de er eksperter i at indsamle og analysere de nødvendige data til forslaget. De havde også rutine i at skrive forslagene ved hjælp af skabeloner. Men alligevel oplevede beslutningstagerne problemer med teksterne.

  • Centrale meddelelser og anbefalinger druknede i et hav af tekniske detaljer og detaljer
  • Forslagene var for lange, hvilket resulterede i, at beslutningstavlerne ikke læste dem
  • Forslagene passede ikke beslutningstagernes umiddelbare behov
  • Projektlederne leverede ikke deres mundtlige forslag på en conving måde

Den løsning, vi designet sammen

Sammen med afdelingsledelsen sigtede vi mod at besvare følgende spørgsmål

  • Hvordan strukturerer vi forslagene bedre, så budskabet er klart fra starten?
  • Hvordan bruger vi beslutninger, der allerede er taget som en aktiv del af vores argumentation?
  • Hvordan spiller data og forbehold / kvalifikationer ind i vores argumentation?
  • Hvordan besvarer vi kritiske spørgsmål overbevisende?

Derfor designede vi en træningsproces til at imødekomme disse behov.

Resultatet

Organisationen

  • Er udstyret med værktøjer til at optimere deres beslutningsmøder. Deres forslag er kortere, og de har identificeret, hvem der skal være der, og hvem ikke.
  • Kan nu sænke deres go-to-market tid på innovative produkter, når de fokuserer på hvilket problem projektet løser og har modet til at dræbe dårlige projekter.
  • Har en klar vej i at gå fra projektledelse til projektledelse

Projektledere

  • Har optimeret deres skriveprocesser, når de skriver forslag til beslutninger.
  • Har forbedret deres skriftlige kommunikation ved at blive bedre til at prioritere de inkluderede oplysninger.
  • Skriv nu med fokus på hvad der er kritisk for beslutningstagerne at vide for at være i stand til at tage gode beslutninger.